Controlar lotes e validades dos produtos é importante para as empresas que vendem produtos perecíveis. Assim, o lojista consegue enviar os produtos com menor validade em primeiro lugar, evitando que os itens em seu estoque passem do prazo de validade, inviabilizando as vendas.
O recurso está disponível na loja de extensões do Tiny para os planos Crescer, Evoluir, Potencializar, Essencial e Grande.
Visão Geral
Você pode fazer o controle de lotes e validades dos produtos com o Tiny. A funcionalidade tem como objetivos:
- Controle de validade dos produtos cadastrados;
- Rastreamento de produtos pelo número do lote;
- Envio de dados fiscais sobre lotes para a NFe.
Para utilizar este recurso, é preciso informar as validades e os lotes dos produtos que deseja ter este controle. No fluxo abaixo, veja como é realizado este processo:
- O primeiro passo é configurar o produto no Tiny para que ele possa controlar lotes e validades. O Tiny permite que sejam inseridos estes dados através de ordem de compra, nota fiscal de entrada ou ordem de produção do produto;
- Lançar os estoques referentes a compras ou ordens de produção;
- Informar dados sobre os lotes e validades dos produtos. Se a nota fiscal for importada via XML do fornecedor, os dados dos lotes serão sugeridos de acordo com os dados encontrados no XML;
- No Controle de Estoques, os lotes e validades dos itens são listados para que você tenha total controle de quantas unidades estão disponíveis no estoque;
- Realizar uma venda, que pode ser através de um pedido de venda ou de nota fiscal;
- Lançar o estoque desta venda;
- Agora, é preciso informar dados sobre os lotes e validades dos produtos:
- Se a configuração de lançamento de estoques for automática, os lotes com vencimento mais próximo da data serão escolhidos para registro;
- Se o lançamento for manual, os lotes com vencimento mais próximo da data serão sugeridos, porém a escolha é do vendedor.
Confira a seguir o detalhamento deste processo.
Extensão
Adicionar extensão Lotes e validades
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Para controlar os lotes e validades dos seus produtos é necessário que adicione a extensão Lotes e validades. Para isso, acesse Menu → Início → Extensões do Tiny.
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Agora, na seção Suprimentos adicione a extensão Lotes e validades.
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A seguir, clique em Instalar. Após isso, Confirme a instalação da extensão em sua conta.
Cadastro
Cadastro de Produtos com controle de Lotes e Validades
Para iniciar o controle de lotes e validades dos produtos é necessário informar aqueles que deseja ter este controle.
Para isso, acesse Menu → Cadastros → Produtos e escolha o produto desejado. Clique em Editar e escolha a opção Sim no campo Controlar lotes , que se encontra na aba Dados Gerais.
Também, é possível definir se o produto possui lote e validade diretamente no cadastro do produto pelo lançamento de estoque das Notas fiscais de entrada. Ao lançar estoque e incluir um novo produto, é possível definir no campo Controlar lotes se o produto terá esse controle ou não.
Saiba mais como lançar estoque das notas de entrada, na ajuda Lançar estoque a partir das Notas Fiscais de Entrada.
Entrada no estoque
Entradas por Ordens de Compra ou Nota Fiscal de Entrada
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Ao efetuar os lançamentos de estoque das compras que possuem controle de lotes e validades, seja através das Ordens de Compra ou Notas Fiscais de Entrada, será exibida uma opção para informar o número do lote, data de fabricação e data de vencimento dos itens.
Caso a ordem de compra ou nota fiscal possuir mais de um lote e validade, é possível informar um novo lote. Basta clicar no menu ao lado da quantidade e escolher a opção + informar outro lote.
Se as informações já estiverem incluídas no XML das Notas Fiscais enviadas pelo fornecedor, os dados de lotes e validades serão buscadas pelo Tiny.
Também é possível incluir as informações através da opção Informar lotes e validades. Esta ação pode ser realizada acessando as Ordens de Produção ou as Notas Fiscais de Entrada, clicando em Mais ações ou no menu de contexto. A inclusão destas informações sempre deve ocorrer após o lançamento de estoque.
Ao estornar os estoques das Ordens de Compra ou Notas Fiscais de Entrada, os lotes referentes são zerados. Ao efetuar novamente o lançamento de estoque, é preciso informar os lotes novamente.
É importante salientar que, ao estornar os estoques de entrada dos produtos com controle de lotes, estes mesmos lotes relacionados em notas de venda ou pedidos de venda serão desvinculados.
Entradas por Ordens de Produção
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Ao efetuar o lançamento de estoque para entrada do produto fabricado, é possível informar os lotes e validades das quantidades produzidas.
Após incluir o lançamento de entrada no estoque do produto que deseja, será aberta a tela para informar os lotes e validades.
Caso o lançamento possua mais de um lote e validade, é possível informar um novo lote clicando no menu ao lado da quantidade e escolhendo a opção +informar outro lote.
Entradas diretamente pelo Suprimentos → Controle de Estoques
As entradas de estoque feitas diretamente através de Menu → Suprimentos → Controle de Estoques também devem receber as informações de lotes e validades.
Depois de incluir o lançamento de entrada no estoque do produto que deseja, será aberta a tela para informar os lotes e validades.
Caso o lançamento possua mais de um lote e validade, é possível informar um novo lote clicando no menu ao lado da quantidade e escolhendo a opção +informar outro lote.
Saída do Estoque
Saídas por Pedidos de Venda ou Nota Fiscal de Venda
Quando o lançamento de estoques é configurado como automático, seja pelos pedidos de venda ou Notas Fiscais, o Tiny relaciona automaticamente os lotes que possuem sua validade mais próxima.
Já no lançamento manual de estoques, será aberta uma tela para informar manualmente os lotes e validades que serão expedidos. O Tiny sugere o lote mais próximo da validade nesta situação, porém o usuário pode alterar, se necessário.
Ao realizar o lançamento manual em um pedido de venda, caso tenha marcado a opção de Não perguntar sobre lote e validade novamente , saiba que poderá reabilitar este preenchimento ao salvar, dentro das configurações de estoque, no campo Confirmar lotes e validades ao lançar estoque individualmente.
Para alterar a informação do lote e validade de alguma venda ou Nota Fiscal, comece estornando o estoque. Feito isso, basta lançar novamente os estoques e informar os novos lotes e validades de forma manual.
Nas Notas Fiscais, é possível informar os lotes sem ter estoque lançado, deixando estes lotes reservados para a nota até que o estoque seja lançado.
Envio de informações dos lotes para o SEFAZ
Ao enviar as notas para o SEFAZ, os dados de lotes e validades também serão enviados.
Após a Nota Fiscal ser autorizada no SEFAZ, ao clicar em Imprimir DANFE será possível visualizar na impressão as informações referentes aos lotes e validades de cada item. Caso a nota não esteja autorizada no SEFAZ, não será impresso os dados de lotes e validades na DANFE.
Você também poderá visualizar as informações referentes aos lotes e validades destes produtos, acessando diretamente a nota enviada ao SEFAZ e clicando sobre o produto presente na nota. Na janela que abrir, clique na aba Lotes e Validades e verifique os detalhes de cada item, com seus respectivos lotes e validades.
Com a Nota Fiscal já autorizada no SEFAZ, não será possível editar os dados, apenas visualizar.
Saídas diretamente pelo Suprimentos → Controle de Estoques
Após efetuar saídas de estoque através de Menu → Suprimentos → Controle de Estoques , o Tiny mostra a opção para o lançamento da informação de lotes e validades. Ele sugere o lote com o vencimento mais próximo, mas há possibilidade de escolher outro lote, se desejar.
Caso o lançamento possua mais de um lote e validade, é possível informar um novo lote clicando no menu ao lado da quantidade e escolhendo a opção +informar outro lote.
Controle de Estoques
Como realizar o controle de estoque
O controle de estoques ganhou a aba Lotes e Validades. Assim, ao analisar os dados individuais de cada produto, é possível obter detalhes dos lotes envolvidos nos lançamentos de estoque do produto.
A aba traz as informações de data de validade, número do lote, quantidade do lote que está em estoque reservado, quantidade em estoque disponível e o indicador para acompanhamento do vencimento do lote de forma visual.
Para que o usuário identifique de forma rápida, são utilizados indicadores visuais com cores, os quais indicam:
- Vermelho: o lote contém produtos vencidos;
- Amarelo: o lote possui produtos vencendo hoje;
- Cinza: o lote não possui produtos em estoque;
- Verde: o lote possui produtos que não estão vencidos ou vencendo hoje.
Ao clicar sobre o registro do lote, são informados detalhes referentes àquele lote, inclusive com os registros das entradas e saídas. Vale para lançamentos por Ordens de compra, Notas Fiscais de Entrada, Pedidos de venda, Notas Fiscais de venda ou então lançamentos manuais.
Através do menu ao lado da Data de Validade, é possível alterar a data de fabricação e vencimento do lote.
Observação:
Caso você deseje realizar a exclusão de um registro de lote e validade, será necessário realizar a exclusão da movimentação de estoque de origem a partir da aba Lançamentos.Transferência entre depósitos
Ao efetuar lançamentos de transferências entre depósitos, também é necessário selecionar o lote que está sendo transferido.
Caso a transferência seja de mais de um lote, basta informar um novo lote, clicando no menu ao lado da quantidade e escolhendo a opção +informar outro lote.
Neste mesmo menu, é possível visualizar os lotes disponíveis com suas quantidades em estoque clicando na opção Exibir lotes disponíveis.
Lançamentos de balanço
Ao efetuar balanço dos seus itens com controle de estoques, logo após informar a quantidade de saldo em estoque, é aberta a tela para informar quais são os lotes desta nova contagem.
É importante salientar que a partir dos lançamentos de balanço, as quantidades em estoque ficarão relacionadas com estes lotes indicados no lançamento manual. Os lotes que estavam registrados anteriormente ficam apenas para histórico, mas sem que as suas quantidades em estoque impactem no gerenciamento do módulo.
Inventário de produtos
Para gerar o inventário de produtos, clique em Menu → Suprimentos → Controle de estoques → Mais ações → Gerar inventário. Após informar as quantidades dos itens, é necessário acessar o Controle de Estoques, e no produto escolhido, localizar o lançamento efetuado.
No lançamento efetuado, clique no menu ao lado da Data e hora e escolha a opção Informar lotes e validades para indicar aqueles que foram inventariados.
Relatório lotes e validades de produtos
Como utilizar o relatório de lotes e validades de produtos
Em Menu → Suprimentos → Relatórios , está disponível o relatório Lotes e Validades dos Produtos.
O objetivo é fornecer informações para que você possa analisar os lotes com base em suas datas de vencimento.
Para visualizar o total de itens a vencer de determinado produto, marque agrupar por produto antes de gerar o relatório.